プリンシプル見える化研究所における、2つのソリューション別導入事例をご紹介します。
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【仕組みの見える化】 導入事例のご紹介
製造業 A社様属人化されていた仕事を体系化するために、
チーム全体で業務マニュアル作成などの改革を実施。
| 支援内容 | 仕組みの見える化 【間接部門の実務現場向け】 |
|---|---|
| 導入理由 | 属人化された業務が「当たり前」の環境にテコ入れを図る 新たに訴訟対応チームに配属された社内異動者が、あまりにも仕事が属人化されており、仕事の進め方が全く体系化されておらず、何から手をつけてよいかわからない状況に愕然とし、それを契機に訴訟対応チーム全体で改革をスタートさせました。 転入者の戦力化に予想以上の手間と時間をかけていた 専門的知識が必要となる業務にも関わらず、これまで転入者（中途入社者や新人も含む）はわからないことがある度に周囲に１つひとつ尋ねなければならず（個別対応）、転入者の戦力化までにはお互いに膨大な工数（手間と時間）がかかっていました。 |
| 導入の流れ | 【Step 1】 業務ノウハウを全て洗い出す 業務内のすべての作業における、「目的」「優先度・重要度」「アウトプット」「体制」「進行・スピード」「生産性」を徹底的に洗い出し、客観的かつ緻密に業務を分析していきます。 【Step 2】業務ノウハウを「見える化」していく 洗い出された内容をベースに、「本来あるべき姿」も考慮しつつ、用語集・業務フロー・関係部署図・業務マニュアル・ノウハウ集などの資料として可視化していきます。特に、業務マニュアルは機械的な「to do list」ではなく、個々の業務について、 「その業務の意味は何か？」 「その業務をしないと誰がどのように困るのか？」 「全体プロセスにおいてその業務の占める位置づけは？」 という観点で意味付けを行うことで、「やらされ感」を払拭しつつ業務の本質に関する理解を深められるよう配慮をしました。 【Step 3】「見える化」を定着させていく 上記資料を、転入社員（中途入社者や新人も含む）あるいは補助スタッフを対象とした勉強会などにおいて実業務検証をしていただき、その結果を反映しながら、より使いやすい成果物へと絶えずブラッシュアップをかけていきます。こうした運用後の定着に向けた勉強会、維持やメンテナンス作業も重要なプロセスの１つです。 |
| 導入後 | 業務ノウハウの伝達にかかる工数を大幅削減、スムーズな継承へ 業務を体系的にまとめ、若手や転入者にスムーズに継承する仕組みを持つことで、転入者教育の品質や精度も大きく向上し、ベテラン社員の転出による業務継続性の低下、ミスの発生による業務品質の低下といった損失を回避する効果も生まれました。 チームのムダの削減だけでなく、チームの活性化へと繋がる これまでチームメンバーがバラバラに動いていたのが、自身の業務を含めたチームすべての業務を俯瞰する機会を得ることで、複数の人が重複した業務をするといったムダの大幅な削減はもとより、そもそもの業務の役割やチームの意味を再認識していただき、相互の情報・ノウハウ・ステータスの共有が進むなど、チームの活性化効果が生じました。 |
